Llevas un año cobrando proyectos por transferencia y ya tienes el SAT en la cabeza. Bienvenido al club. Aquí va lo mínimo que necesitas saber para arrancar a facturar bien, sin volverte loco ni sin gastar $5,000 al mes en un contador que no contesta.

Disclaimer: esto es información general. Para tu caso específico, valida con un contador. Pero al menos vas a llegar con preguntas inteligentes.

Paso 1: tu RFC

Si nunca has dado de alta tu RFC, ve al SAT con tu CURP, comprobante de domicilio reciente y tu identificación. Te dan tu cédula de identificación fiscal en el momento.

Tip: agenda cita en sat.gob.mx o vas a perder un día completo en la fila.

Paso 2: elige tu régimen

Para freelancers en México, las opciones más comunes son:

RESICO (Régimen Simplificado de Confianza)

  • Tasa de ISR de 1% a 2.5% (impresionante)
  • Topes: ingresos hasta 3.5 millones de pesos al año
  • No puedes deducir gastos (esto es la trampa)
  • Ideal si ganas hasta ~$60,000/mes y casi no tienes gastos

Régimen de Actividades Profesionales (honorarios)

  • ISR escalonado (puede ir de 1.92% a 35%)
  • Sí puedes deducir gastos comprobables (computadora, internet, software, etc.)
  • Más papeleo, pero más flexible
  • Ideal si tienes muchos gastos del trabajo o si subes de los $60k

Mi recomendación para arrancar: RESICO. Cuando crezcas, te cambias.

Paso 3: tu facturador electrónico

Para emitir facturas (CFDI 4.0) tienes:

  • Factura SAT (gratis): la del propio SAT. Limitado pero funcional.
  • Bind ERP, Contpaq, Aspel: pesados, profesionales, $300-800/mes.
  • Heru, Konta, Heru, Belvo: para freelancers, app móvil, $200-400/mes y te ayudan también con declaraciones.

Si vas con RESICO y eres uno solo, arrancás con la del SAT y ya.

Paso 4: cómo facturar a un cliente

  1. Cliente te pasa: razón social, RFC, código postal de su domicilio fiscal, uso de CFDI (G03 — gastos en general — es el más común)
  2. Tú emites: descripción del servicio, monto, IVA si aplica (si das servicios profesionales, sí aplica 16%)
  3. Le mandas el PDF y el XML por correo

Errores comunes que te cobran caro:

  • Cancelar facturas sin avisarle al cliente (lo recibe el SAT, hay multas si no se hace bien)
  • Facturar sin que el cliente confirme datos (si rechaza, pierdes el ingreso reportado)
  • No emitir factura el mismo día del cobro (en RESICO te jode tu próximo declaración)

Paso 5: pagos y declaraciones

  • En RESICO: declaras y pagas mensualmente. Llega aviso al SAT.
  • En honorarios: pago provisional mensual + declaración anual.

Para no atrasarte: cada vez que cobres, separa el % del impuesto en otra cuenta. No la toques. Cuando llegue la declaración, ya está.

Lo que SÍ es deducible (en honorarios)

  • Computadora, monitor, accesorios (actívalo a plazo)
  • Internet de tu casa (si trabajas desde ahí)
  • Cursos relacionados con tu chamba
  • Software (Adobe, Notion, etc., con factura)
  • Herramientas (cámara si eres fotógrafo, etc.)
  • Comidas con clientes (parcialmente)

Pide factura de TODO. Aunque sea $50. Suma.

Errores que duelen

  1. Mezclar cuenta personal con cuenta de freelance: ten una cuenta separada SIEMPRE. Hace el papeleo 10 veces más fácil.
  2. No guardar XML de facturas que recibes: el PDF no sirve para deducir. El XML sí.
  3. Hacer "factura por concepto X, pago por concepto Y": el SAT cruza datos. Si te cachan, son multas.
  4. Esperarse al 30 de abril a hacer la anual: empieza desde febrero.

Recursos que te van a salvar

  • App "SAT móvil" para consultar tu situación
  • Twitter @SATMX para dudas (responden a veces)
  • Buscador de RFC del SAT (cuando un cliente te dé un RFC raro)

Llevar la fiscal de tu freelance sin sufrir es más fácil de lo que piensas. Pero hay que invertirle 2-3 horas en la curva de aprendizaje. Después es piloto automático.

Tu yo del futuro te lo va a agradecer cada abril.